Blora, Kabarterdepan.com – Hingga tahun 2025, pengelolaan arsip di Kabupaten Blora belum maksimal di instansi pemerintah setempat. Saat ini, Pemkab Blora hanya memiliki 15 pejabat fungsional arsiparis yang tersebar di enam Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
“Padahal idealnya, setiap OPD hingga kecamatan minimal memiliki satu tenaga arsiparis,” ujar Gartini, Kabid Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Blora, Rabu (23/4/2025).
Gartini menjelaskan, terdapat 44 instansi di lingkungan Pemkab Blora. Maka, jumlah ideal tenaga arsiparis setidaknya 48 orang, termasuk empat arsiparis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Menurutnya, kehadiran arsiparis di setiap OPD sangat penting untuk memilah dokumen, termasuk arsip statis (yang bernilai sejarah) dan arsip dinamis (yang masih digunakan secara aktif).
“Arsip statis seperti dokumen sejarah penting bisa kami simpan di dinas, sementara arsip dinamis disimpan sesuai kebutuhan instansi,” terangnya.
Ia menambahkan, tenaga arsiparis juga bertugas menentukan arsip yang layak dimusnahkan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Misalnya, arsip keuangan disimpan minimal 10 tahun, sedangkan surat-menyurat bisa dimusnahkan dalam 2-3 tahun.
“Pemusnahan arsip harus melalui penilaian tim JRA, tidak bisa sembarangan,” tegasnya.
Selain tenaga arsiparis, Gartini menekankan pentingnya setiap instansi memiliki record center atau ruang khusus penyimpanan arsip sebelum dokumen diserahkan ke dinas Perpustakaan dan Kearsipan
“Dengan begitu, pengelolaan arsip di Kabupaten Blora akan lebih tertata,” imbuhnya.
Sayangnya, imbuh Gartini, hingga 2025 baru 20 dari 44 instansi di Blora yang secara aktif menyerahkan dokumen ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Sementara dokumen tertua yang masih tersimpan berasal dari era 1970-an. (Fitri)
